Comment assurer sans relâche l’information ?

Une information est valorisée par l’usage qui en est fait. Parfois elle nécessite de rester cachée, mais la plupart du temps elle est destinée à être communiquée non-stop. Toutefois, selon les cibles ou le contexte, les moyens varient pour assurer sans relâche l’information. Pour savoir comment procéder pour y parvenir, veuillez lire la suite de l’article.

Pour informer ou alerter les populations

Plusieurs moyens permettent de maintenir une population informée ou éventuellement en état d’alerte.

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Les panneaux à messages variables

Les panneaux à messages variables ou PMV servent à informer en continu les personnes sur les routes. En cas d’existence d’un danger par exemple. Certains de ces panneaux sont aussi visibles dans les communes et permettent de transmettre diverses informations.

Les automates d’appel

Ce sont des logiciels permettant de diffuser un message d’information à une liste d’abonnés. Il peut s’agir d’un message vocal ou écrit (SMS ou mail). Mais pour cela, les destinataires doivent s’inscrire sur la liste de diffusion et l’annuaire doit être régulièrement actualisé.

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La téléphonie mobile

De nos jours elle est largement répandue au sein de la population. Ainsi, l’information peut être relayée au travers de canaux comme l’envoi de SMS ou l’usage d’applications pour smartphones et tablettes. Néanmoins, cette option comporte plusieurs contraintes : le risque de saturer les réseaux, les paramétrages téléphoniques et l’absence d’assurance de lecture des messages.

Les médias

Leur omniprésence en fait d’excellents moyens pour assurer une information sans relâche des populations. De plus, la diffusion des messages d’alerte et consignes de sécurité leur est imposée par la loi. En France notamment, l’État s’est assuré qu’en cas de crise cette diffusion serait effectuée par France Télévisions et Radio France.

Internet

Le réseau de connexion international permet d’expédier des courriels aux internautes ou de les laisser accéder aux informations. Il s’agit des :

• Méthodes « push » qui atteignent l’utilisateur par envoi d’une newsletter, création d’un flux RSS, etc.
• Méthodes « pull » par lesquelles l’utilisateur vient lui-même vers l’information, sur une plateforme de stockage.

La première méthode lui facilite la sauvegarde des informations mais peut aussi engendrer une surcharge. Tandis que la deuxième s’avère plus contraignante car l’usager doit s’efforcer d’aller sur l’interface.

Au sein d’une organisation ou entreprise

Elles disposent de divers supports de communication pour transmettre à leurs collaborateurs des informations en continu. Cette transmission peut être écrite, orale, papier ou digitale.

Les réunions

Les meetings regroupent les collaborateurs pour une communication directe d’informations jugées importantes et d’avoir un feedback immédiat. Ce sont des échanges à organiser régulièrement afin d’assurer un bon management et une communication plus fluide. Si une réunion physique ou en présentiel est impossible, il existe des solutions telles que les logiciels Skype ou Google Hangout. Ceux-ci permettent de mettre en contact vidéo la hiérarchie et les salariés afin d’effectuer des web conférences.

Les affichages

Un affichage représente un support de communication efficace pour relayer des actualités ou différents renseignements. Mais pour que cette efficacité soit optimale, placez les espaces d’affichage aux endroits les plus fréquentés par l’ensemble des employés. Cela permettra que personne ne soit privé de l’information à véhiculer. Parmi les endroits les plus appropriés pour captiver les employés figurent les : hall, cafétéria, salles de réunion ou sortie des vestiaires.

Newsletter interne

Moyen moderne et accessible à toutes les structures, la newsletter interne est parfaite pour informer sans relâche les employés. Elle est diffusée par mail et doit être mise à la disposition de tous les services. Par ailleurs, elle doit refléter l’ensemble de la structure et non uniquement les voix dirigeantes et cadres décisionnaires. De plus, la diffusion digitale vous permet de modifier la forme avec des images ou vidéos pour créer plus d’engouement. La fréquence d’envoi peut être hebdomadaire ou mensuelle, le choix du rythme dépend de l’établissement et du volume de contenu.

Un réseau social d’entreprise

Il s’agit d’un outil collaboratif similaire à l’intranet et offrant à chaque employé la possibilité de posséder un profil. Ces réseaux représentent une voie d’échange instantané et les plus célèbres sont Workplace by Facebook, Yammer, Joincube ou encore blueKiwi. Ils permettent notamment une meilleure communication d’informations en interne pour des collègues disséminés. Mais aussi la promotion du travail d’équipe et le rapprochement du personnel grâce à des échanges moins formels et plus conviviaux.

Les outils et stratégies pour une communication efficace

La communication est un outil indispensable pour toutes les entreprises et organisations. Elle permet de transmettre des informations claires, précises et fiables aux employés ou partenaires. Cette transmission doit être continue afin que chacun soit au courant des dernières actualités liées à son travail ou à l’entreprise dans laquelle il évolue. Mais comment assurer cette information sans relâche ?

L’intranet est un réseau informatique réservé uniquement aux collaborateurs d’une entreprise qui leur donne accès à divers services tels que le partage de documents, les annuaires internes, etc. Il s’agit d’un espace centralisé où diffuser du contenu et communiquer avec tous les salariés. Ce support offre une multitude de possibilités comme par exemple :

• Partager des informations générales sur l’activité de l’établissement ;
• Faire connaître ses événements professionnels ;
• Mettre en avant sa culture d’entreprise ;
• Rendre accessibles certains cours ou formations, etc.

C’est aussi un outil pratique pour faciliter la communication entre collègues travaillant peut-être dans différents bâtiments ou espaces géographiques différents.

SMS Pro : La solution rapide

Lorsqu’il y a urgence concernant une information capitale (ex : une fermeture exceptionnelle, un rappel de sécurité), le SMS Pro est la solution idéale. Ce service permet une diffusion rapide et instantanée d’informations urgentes envers les collaborateurs.

Les outils de travail collaboratif

Ce sont des plateformes sur lesquelles les employés peuvent travailler ensemble sur différents projets en temps réel. L’avantage principal est que tous les intervenants ont accès à toutes les informations relatives au projet en question. Les plus connus sont Google Drive et Office 365.

L’encouragement du feedback

Pour mieux communiquer, il importe aussi que chacun puisse donner son avis ou faire des suggestions concernant l’établissement dans lequel il évolue. Cet encouragement peut se manifester par :

• La mise en place d’une boîte à suggestions ;
• L’introduction d’un système de chat pour faciliter la communication entre collègues ;
• L’utilisation d’enquêtes pour connaître l’avis des salariés sur divers sujets tels que leurs conditions de travail ou leurs ressentis vis-à-vis des décisions prises par leur hiérarchie.

La responsabilité de l’information dans un monde numérique en constante évolution

La responsabilité de l’information dans un monde numérique en constante évolution

Dans le contexte actuel, où la majorité des entreprises sont présentes sur internet et les réseaux sociaux, pensez à bien considérer la responsabilité qui incombe à chacun d’entre nous quant à l’information diffusée. La circulation rapide de cette dernière peut causer certains désagréments s’il n’y a pas une vigilance accrue.

Les employés doivent être sensibilisés aux conséquences possibles liées au partage d’une information erronée ou malveillante. Effectivement, cela pourrait nuire à l’image de leur entreprise ainsi qu’à leur propre réputation professionnelle. Pour prévenir ce genre de situation délicate, certaines mesures peuvent être mises en place.

Limiter les accès aux informations confidentielles

Pour limiter la diffusion d’informations confidentielles, pensez à bien informer vos employés. Il doit connaître les bonnes pratiques pour assurer une communication efficace tout en protégeant son entreprise.

Vérifier ses sources avant toute publication

Toute information publiée doit être vérifiée plusieurs fois afin d’éviter toute erreur qui pourrait nuire à l’entreprise. Pensez à bien fournir aux employés les outils nécessaires pour effectuer des recherches fiables.

Limiter la diffusion d’informations sur les réseaux sociaux

Les entreprises doivent sensibiliser leurs salariés au danger que peut représenter, par exemple, le partage inconsidéré d’une information confidentielle via un réseau social. Il est recommandé de ne partager aucune information relative à son entreprise ou ses collègues sans en avoir préalablement obtenu l’autorisation.

Mettre en place une veille médiatique

Pour éviter toute mauvaise surprise liée à une publication inopportune, il peut être judicieux de mettre en place une stratégie de veille médiatique afin d’être alerté dès qu’un sujet sensible apparaît dans les médias ou sur les réseaux sociaux.

Assurer l’information sans relâche implique avant tout un travail collectif et rigoureux pour garantir la qualité et la pertinence des messages diffusés tout en faisant preuve d’un souci constant de maîtrise des risques associés au monde numérique. La communication interne doit être soutenue par des dispositifs appropriés permettant aux collaborateurs d’exercer leur responsabilité individuelle avec pragmatisme et professionnalisme.